Políticas de privacidad

1. OBJETO 

 BEMALÍ S.A.S, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal. 

Este manual da cumplimiento, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, y con el fin de que se pueda prevenir la vulneración de los mismos 

Razón por la cual BEMALÍ S.A.S adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.   

2. ALCANCE 

Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que BEMALÍ S.A.S, en el desarrollo de sus funciones propias, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.  

3. DEFINICIONES 

Para el Tratamiento de datos personales, BEMALÍ S.A.S tendrá en cuenta las siguientes definiciones: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.  

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.  

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.  

Dato público: Es el dato que no sea semi privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.  

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país. 

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se cumplirá con los siguientes principios: 

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento al que se refiere el presente manual y la ley 1581 de 2012, es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la citada ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

 

2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

 

3. Principio de libertad: El tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.  

 

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

 

5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de BEMALÍ S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

 

6. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate BEMALÍ S.A.S serán usados solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.  

 

Los datos personales bajo custodia de BEMALI S.A.S no podrán estar disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. 

 

7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

 

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.  

 

 

5. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS  

 

Los datos personales de los Titulares serán sometidos a los siguientes tratamientos: recolección, almacenamiento, uso, circulación y administración. 

BASE DE DATOS	DESCRIPCIÓN	FINALIDAD
EMPLEADOS	Información de empleados activos e inactivos que contiene toda la información relacionada con la hoja de vida	El tratamiento de datos personales de los empleados activos e inactivos estará enmarcado en la relación laboral, cuyo objetivo será garantizar sus derechos y deberes de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo, respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012. Los datos personales serán utilizados para:  Información empleados.  Gestión de nómina.  Gestión de Personal   Gestión contable, fiscal y administrativa
PROVEEDORES	Es base que contiene la información de los proveedores de BeMalí S.A.S., para la gestión de pedidos y pagos	Gestión de facturación  Gestión de proveedores
CLIENTES	Es base que contiene la información de los clientes de BeMalí S.A.S.	Prospección comercial  Gestión de cobros y pagos  Gestión de clientes  Fidelización de clientes  Gestión de facturación
VIDEO VIGILANCIA	Es base que contiene la información de los clientes y personas que visitan a BeMalí S.A.S	Serán utilizadas para la seguridad de las personas que nos visitan

 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. 

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BEMALÍ S.A.S o el Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 

 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a BEMALÍ S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.  

 

3. Ser informado por BEMALÍ S.A.S, o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

 

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.  

 

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que BEMALÍ S.A.S o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. 

 

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

 

7. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS 

 

BeMalí S.AS, ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:  

1. Bases de datos de Clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de clientes. 

 

2. Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con BEMALÍ S.A.S , cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso,BEMALÍ S.A.S dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.  

 

3. Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por BEMALÍ S.A.S, para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos y privados, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.  

 

4. Bases de datos Video Vigilancia: son las bases de datos que contienen los videos de las personas que visitan a Mali, el Responsable únicamente capta imágenes, no datos personales, las imágenes grabadas serán utilizadas para su seguridad y la de las personas que visitan la Mali. 

 

8. DEBERES DEL  RESPONSABLE Y ENCARGADO EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

 

1. DEBERES DEL RESPONSABLE 

 

BEMALI S.AS., como Responsable del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:   

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;  
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;  
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;  
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;  
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;  
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;  
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;  
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;  
• Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;  
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;  
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;  
• Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.  

 

2. DEBERES DE LOS ENCARGADOS 

 

2.1 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;  

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su  adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;  
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012. 
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012. 
• Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma que se regula en la ley 1581 de 2012. 
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella 
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;  
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.  

 

9. TEMPORALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES. 

 

BEMALI S.A.S sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justifican el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.  

Una vez cumplidos los tiempos de retención y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, BEMALI S.A.S, procederá con la eliminación controlada de los datos personales en su custodia. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

 

10. PROCEDIMIENTOS 

 

1. ATENCION DE CONSULTAS. 

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado, BEMALI S.A.S deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.  

La consulta se formulará a través del medio habilitado por, BEMALI S.A.S, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

2. RECLAMOS 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este manual, podrán presentar un reclamo ante, BEMALI S.A.S ,el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:  

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a BEMALI S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.  
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

 

Las solicitudes se reciben a través de la página web www.bemaliaccesorios.com, al correo electrónico bemalisas@gmail.com; o en las oficinas de BEMALÍ S.A.S, ubicada en CR 48 # 25 AA sur 70 Complex Las Vegas Oficina. 318, Envigado, Antioquia. 

11. VIGENCIA

 El presente Manual rige a partir de su expedición Febrero de 2020. BEMALÍ S.A.S podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política en la página web: www.bemaliaccesorios.com. 

12. CANALES DE ATENCIÓN  

 BEMALÍ S.A.S, Lo atenderá a través de una asesora, o en la Página Web: www.bemaliaccesorios.com, Dirección: CR 48 # 25 AA sur 70 Complex Las Vegas Of. 318, Envigado, Antioquia, o en el correo electrónico bemalisas@gmail.com